Etelä-Satakunnan ympäristölautakunta
Pöytäkirja 07.09.2021/Pykälä 98

ETELÄ-SATAKUNNAN YMPÄRISTÖLAUTAKUNNAN KOKOUSAJAT, KOKOUSTEN KOOLLEKUTSUMINEN JA SÄHKÖINEN KOKOUSKÄYTÄNTÖ

500/01.012/2016

E-Symplk 07.09.2021 § 98

Hallintosäännön 135 §:n mukaan kokouskutsun antaa puheenjohtaja tai hänen estyneenä ollessaan varapuheenjohtaja. Kokouskutsussa on ilmoitettava kokouksen aika ja paikka sekä käsiteltävät asiat. Kokouskutsussa on mainittava, mitä toimielimen päätöksentekotapaa noudatetaan kunkin asian kohdalla. Jos asia käsitellään sähköisessä päätöksentekomenettelyssä, tulee kutsussa ilmaista, mihin mennessä asia on käsiteltävä sähköisesti.

Esityslista, joka sisältää selostuksen käsiteltävistä asioista ja ehdotukset toimielimen päätöksiksi, lähetetään kokouskutsun yhteydessä, jolleivat erityiset syyt ole esteenä. Jos esityslistalla, liitteissä tai oheismateriaalissa on salassa pidettäviä tietoja, asiakirjaan tehdään merkintä salassapidosta. Kokouskutsu lähetetään jäsenille ja muille, joilla on läsnäolo-oikeus tai -velvollisuus, toimielimen päättämällä tavalla.

Hallintosäännön 134 §:n mukaan toimielin päättää kokoustensa ajan ja paikan. Ympäristölautakunnan on tarpeen päättää vuoden 2017 loppuvuoden kokousajoista. Etelä-Satakunnan ympäristölautakunnan kokoukset valtuustokaudella 2017-21 pidettiin tiistaisin klo 15.00 viiden tai kuuden viikon välein niin, että kesä-elokuussa oli pidempi tauko. Tiistai on edelleen sopiva kokouspäivä mutta kokousten aloituksen kellonajasta on tarpeen keskustella.

Hallintosäännön 132 §:n mukaan toimielin voi päättää, että kokoukset pidetään sähköisesti. Suljettuun sähköiseen kokoukseen voi osallistua vain sellaisesta paikasta, jossa salassa pidettävät tiedot ja kokouksessa käydyt keskustelut eivät ole ulkopuolisen kuultavissa tai nähtävissä. Sähköisessä kokouskäytännössä kunta toimittaa ympäristölautakunnan jäsenille taulutietokoneet ja ohjeistaa niiden käytössä.

Ympäristöpäällikkö:

Ympäristölautakunta päättää, että ympäristölautakunnan osalta pääosin noudatetaan sähköistä kokouskäytäntöä, jossa kokouskutsu lähetetään sähköpostilla viimeistään neljä vuorokautta ennen kokousta. Ympäristölautakunta päättää että, jos kokoukset jostain erityisestä syystä kutsutaan koolle paperisina lähetettävillä esityslistoilla, kokouskutsu annetaan postin kuljetettavaksi viimeistään viisi vuorokautta ennen kokousta.

Ympäristölautakunta päättää, että kokousajankohdista päätetään aina seuraavan puolen vuoden osalta pääsääntöisesti kesäkuussa ja joulukuussa. Ellei muutostarpeita ilmaannu, lautakunnan kokoukset pidetään v. 2021 loppupuolella seuraavina tiistaipäivinä 12.10., 16.11. ja 14.12. Kokousten aloitusajasta tehdään ehdotus kokouksessa käydyn keskustelun jälkeen.

Päätös:

Esityksen mukaan. Päätettiin kokousten alkamisajaksi klo 17.00.

======